Новий рік принесе вітчизняним бізнесменам чимало нових турбот. Адже з 1 січня 2022 року фізичні особи — підприємці (ФОП) зобов'язані при поведінці продажів застосовувати реєстратори розрахункових операцій (РРО) або програмні реєстратори розрахункових операцій (ПРРО). Як пояснили у Державній податковій службі, за порушення порядку розрахунків з нового року підприємцям загрожує штраф у розмірі 100% від суми проданої з порушенням продукції.
Для десятків тисяч людей, які займаються дрібним бізнесом, початок використання касових апаратів пов'язаний з багатьма труднощами. Який варіант розрахункового реєстратора вибрати? Як проводити звітність? Та й у багатьох споживачів, які звикли до паперових товарних чеків, запровадження електронних чеків викликає нерозуміння.
Про те, як зміниться порядок розрахунків та які касові апарати вигідніше використовувати, «ФАКТАМ» розповіла бухгалтерка та податкова консультантка компанії з автоматизації кафе та ресторанів Poster Ольга Пушко.
— Вже з нового року набагато більшій кількості підприємців доведеться використовувати різні «касові апарати». Чи готові вони до зміни порядку розрахунків технічно?
— Зараз класичні реєстратори — кнопкові касові апарати або фіскальні принтери — використовує бізнес з річним оборотом 1 мільйон гривень і вище, а також бізнес, який торгує підакцизними товарами. Відповідно, з 1 січня для таких підприємців глобально нічого не змінюється — їм не треба проводити технічний апгрейд та докуповувати нове обладнання, вони можуть і надалі використовувати «залізні» реєстратори розрахункових операцій (РРО).
А от малому та середньому бізнесу потрібно буде купити додаткове обладнання чи програми, щоб відповідати законодавчим вимогам з 1 січня. На залізне РРО доведеться витратити від 6 до 20 тисяч гривень, плюс 200−300 грн на щомісячне обслуговування. Програмне РРО буде дешевшим — від безкоштовного державного рішення до 100−200 грн на місяць за програми сторонніх постачальників.
— Понад рік тому було дозволено використовувати програмні реєстратори розрахункових операцій. Розкажіть докладніше, що таке ПРРО, які види існують та використовуються українськими підприємцями?
— ПРРО — це програма для смартфона, планшета чи ноутбука, яка дає можливість працювати без «залізних» фіскальних реєстраторів. Є безкоштовна версія ПРРО від податкової для Android та Windows або платна від сторонніх виробників.
Платні рішення можна умовно поділити на два типи. Це пристрої 3 в 1 — принтер, термінал з попередньо встановленою програмою «ПРРосто» або подібним мінімальним софтом. По функціоналу вони недалеко пішли від кнопкових кас. Ціна на такі пристрої розпочинається від 4−5 тисяч грн.
А є ПРРО разом з системою автоматизації закладів та магазинів. Наприклад, система обліку закладів Poster може працювати вже зараз без зайвого фіскального принтера як програмний РРО, надсилаючи всі дані одразу в «хмару». Ціна програмного РРО від Poster — 1200 грн на рік за одну касу.
Залежно від формату роботи підприємець може зареєструвати один із кількох типів ПРРО: «стаціонарний», «пересувний», «каса самообслуговування» або «інтернет-торгівля».
— Як саме відбувається фіскальна реєстрація розрахункової операції під час використання ПРРО?
— Коли касир пробиває чек, дані автоматично надсилаються на сервер податкової. Наприкінці дня касир формує в програмі Z-звіт — зведення всіх продажів за день — і відправляє його онлайн до податкової.
— А як покупець отримує чек під час використання ПРРО?
— Якщо гість попросив фіскальний чек, то заклад, який працює з ПРРО, може відправити його декількома способами: смс на мобільний телефон гостя, на email гостя або роздрукувати на звичайному термальному принтері. Гість може перевірити чек за QR-кодом на сайті ДПС.
— Що вигідніше використовувати підприємцям — РРО чи ПРРО?
— Для малого та середнього бізнесу «хмарні» реєстратори — простіший спосіб відповідати майбутнім законодавчим вимогам. Тим, хто не зацікавлений в обліку свого бізнесу, а хоче просто відповідати закону «для галочки», достатньо вести продаж у безкоштовній «ПРРОсто» або пристроях 3 в 1.
Тим же, хто хоче використовувати законодавчі вимоги як можливість для апгрейду бізнесу, буде цікаво підключити ППРО у зв'язку з системою автоматизації бізнесу. Такі системи допоможуть з моніторингом продажів, керуванням системою лояльності, взаємодією з клієнтами. Вони хороший інструмент для боротьби з крадіжкою: відстежують підозрілі транзакції та дозволяють перевіряти залишки продукції на складі. Деякі системи автоматизації пропонують повноцінну аналітику, наприклад, підказки про нестачу товару. Скажімо, якщо у кав'ярні закінчується молоко, то система наперед нагадає про необхідність закупівлі.
— Які є плюси та мінуси при використанні РРО чи ПРРО?
— Спочатку розглянемо переваги ПРРО. Насамперед це ціна. «Залізний» фіскальний апарат коштує 6−20 тисяч грн. Ще близько 200−300 грн на місяць коштуватиме обслуговування такого реєстратора. У випадку з програмним РРО всі витрати — близько 100−200 грн на місяць за використання хмарного сервісу.
Ще один важливий момент — підтримка оновлень. Після чергових змін у законодавстві фіскальні реєстратори потрібно перепрошивати. Це теж не безплатно, до того ж потрібно відстояти в черзі. Тоді як програмні РРО оновлюються онлайн. Один з наших клієнтів використовує «залізний» реєстратор МІНІ-ФП. Його треба було перепрошити до 1 жовтня. Ресторатор подав заявку наприкінці вересня і чекав на свою чергу близько трьох тижнів. З онлайн-касами таких проблем немає.
Ще один нюанс — це реєстрація. Щоб почати використовувати фізичний РРО, потрібно зробити ряд дій: укласти договір з Центром сервісного обслуговування, налаштувати та опломбувати пристрій, а також отримати свідоцтво про реєстрацію від податківців. Усе це загалом займає близько п'яти робочих днів. Реєстрація ж ПРРО проходить онлайн і займає кілька днів — потрібно завантажити програму та зареєструвати підприємство.
Для невеликих закладів ПРРО ще цікавий тим, що економить місце: не потрібно ставити додаткові фіскальні принтери. Крім того, при роботі з ПРРО є можливість друкувати не тільки паперові чеки, а й відправляти електронні чеки за допомогою смс або на email гостя.
Важливим фактором є можливість офлайн-роботи. На відміну від класичних РРО програмні можуть працювати в офлайн-режимі. Немає потреби виписувати чеки вручну: як тільки з'явиться інтернет, дані автоматично будуть надіслані до податкової. Але поки що не всі розробники комерційного ПРРО запустили можливість офлайн-роботи через складнощі з інтеграцією з податковою. Але частина вже пропонує таку можливість. Так, наприклад, у програмному РРО від Poster вже можна працювати в офлайн-режимі.
При цьому термін роботи без інтернету у РРО трохи більший — до 7 діб. У ПРРО ця можливість лише до 36 годин, але не більше 168 годин на місяць.
А тепер розглянемо недоліки ПРРО. Головна проблема — це «падіння» серверів податкової служби. Іноді чеки не фіскалізуються через проблеми на стороні податкової, коли сервери перевантажені. За словами наших клієнтів, поки що це буває кілька разів на місяць. У цьому випадку підприємцям потрібно почекати і зробити ще одну спробу за кілька годин.
Як бачите, обидва варіанти проведення розрахункових операцій мають свої плюси та мінуси. Але вибір залишається за підприємцем, — підсумувала Ольга Пушко.
Варто нагадати, що у 2022 році для фізичних осіб — підприємців встановлено нові суми єдиного податку та єдиного соціального внеску. Пов'язано це з тим, що у бюджеті-2022 закладено нові розміри мінімальної зарплати та прожиткового мінімуму, а отже, податкові відрахування підвищаться аналогічно.
