Как сделать так, чтобы, не находясь в офисе, иметь возможность удаленно управлять бизнесом, сохраняя при этом ту же интенсивность по управлению людьми, процессами и расходами? Для этого существует специальный набор инструментов или срм системы где все реализовано в комплексе.
Инструменты для удаленного контроля за бизнесом
1. Несколько персональных помощников
Прежде чем приступать к организации удаленного управления, необходимо найти нескольких персональных помощников. Они позволят увеличить интенсивность работы по бизнес-процессам в несколько раз. Помощники снимут с руководителя множество текущих дел, предоставив ему возможность заниматься исключительно денежными вопросами. Впоследствии помощники могут переквалифицироваться в проектных менеджеров и набрать себе других помощников для текущей работы. Ваша задача состоит в том, чтобы развивать эту систему.
2. Система управления проектами
Все планы по изменению бизнеса, все этапы его развития должны находиться в одной системе. Наличие такой системы позволит вовлекать в процесс развития бизнеса сотрудников, а не заниматься всем в одиночку. Сейчас существует множество функциональных и удобных систем, которые помогают не только удаленно управлять бизнесом, но и удаленно развивать его.
3. Система контроля разовых поручений
Необходима для того, чтобы:
оперативно поставить задачу сотруднику; проконтролировать его работу; узнать о результатах и т. д.
С этой целью можно использовать Skype или социальные сети.
4. Общая папка
Отличный программный продукт для этого Dropbox. У каждого сотрудника, установившего программу, появляется на компьютере общая папка, в которой будет лежать набор необходимых документов:
общий регламент; отчеты; шаблоны писем; шаблоны разговоров и т. д.
Любой пользователь системы, имеющий доступ к этой папке, который выдает руководитель, может вносить необходимые изменения в уже существующие документы и скидывать свои файлы. Это намного удобнее, чем обмен файлами через электронную почту. Руководитель вносит какие-то изменения в электронную версию документа, а сотрудники сразу видят это изменение. Через Dropbox можно перекидывать электронную отчетность, отражающую результаты продаж, маркетинга и других направлений.
5. Электронная отчетность
Для этого можно использовать, например, закрытую группу в Facebook. В данной группе любой сотрудник может написать о своей текущей работе и задать вопрос руководителю или другому сотруднику. Данная переписка будет видна всем, что позволит исключить повторение одних и тех же вопросов.
6. Общая среда общения с руководителем вне офиса
Facebook хорошо подходит для решения вопросов в течение дня, Skype же предназначен для решения срочных вопросов. Можно использовать видеосвязь для лучшего эффекта присутствия. Вышеописанная система общения позволит решать вопросы разной степени срочности. Прежде чем переходить к удаленному управлению, руководителю необходимо освободить себя от текучки и чрезмерной вовлеченности в бизнес. В противном случае даже при грамотном удаленном контроле успешное развитие бизнеса будет невозможным.
